Stressfrei Aufgaben erledigen – Social Life Week No. 25

Stressfrei Aufgaben erledigen – Social Life Week No. 25

Mit einer strukturierten Übersicht von Aufgaben sortiert nach „Wichtig“ und „Dringlich“, startet die Erledigung gelassener, motivierter und mit mehr Freude.

Das nach Eisenhower benannte Prinzip unterteilt Aufgaben in vier Felder, nach

  • wichtig/dringlich,
  • wichtig/nicht eilig,
  • unwichtig/dringlich und
  • unwichtig/nicht eilig.

Das Prinzip hilft dir zum Wochen-/Tagesstart, oder falls einem alle Aufgaben über den Kopf wachsen. Ob im Unternehmen, als Freelancer oder Hausfrau/Hausmann.

Wie gehst du mit dem 4-Flächen-Prinzip vor?

Nimm ein Blatt Papier und ein Stift, zeichne nun ein großes Kreuz in die Mitte. So hast du zwei Spalten und zwei Zeilen. In der folgenden Übersicht starte ich links oben im Feld wichtig und dringlich. Ich arbeite die Aufgaben wie in Z-Form durch.

Vier Feldmethode Aufgaben geordnet nach wichtig/eilt, wichtig/eilt nicht, unwichtig/eilt, unwichtig/eilt nicht

 

Wohin kommen welche Aufgaben?

Wichtig | Dringlich

Terminsachen, Aufgaben ohne Fristverlängerung oder zur Krisenbewältigung gehören hier hinein. Auch Tätigkeiten, die deiner Gesundheit zuzuordnen sind. Denn ohne Vitalität und gesunden Körper könnten Aufgaben entweder gar nicht oder nur eingeschränkt erledigt werden.

Überlege dir genau, ob die zu erledigenden Aufgaben tatsächlich dringlich sind. Oder ob mit einem Zeitpuffer zur Erledigung gerechnet werden kann.

Beispiele:

  • Eine fällige Rechnung muss sofort erledigt werden.
  • Eine Veranstaltung in vier Monaten ist erst zu planen und gehört nicht hinein, sondern in das nächste Feld.

Alles mit dem Faktor Zeit und Wichtigkeit, erledigst du sofort.

Wichtig | Hat Zeit

Dazu gehören Projekte, die in Planung sind. Tätigkeiten, die dir Freude bereiten und hilfreich in deiner Vision sind.

Beispiele:

  • Dein Talent „Fotografieren“ soll verbessert werden.
  • Ein Event in ein paar Monaten muss geplant werden.

Aufgaben aus diesem Feld terminierst du dir schrittweise in einen Kalender. Später rutschen diese Steps in die zuerst genannte Abteilung Wichtig | Dringlich.

Unwichtig | Dringlich

Hierzu gehören regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, wöchentliche Reinigungstätigkeiten oder die monatliche Buchhaltung. All das kann im Prinzip auch an andere Personen delegiert werden. Oder man macht sie während anderen Tätigkeiten.

Beispiele:

  • Für regelmäßig gleichbleibende Überweisungen einen Dauerauftrag anlegen.
  • Monatlich Rechnungen schreiben.

Zu delegierende Tätigkeiten oder regelmäßig wiederkehrende Aufgaben haben Platz im Feld „Wichtig | Eilt nicht“.

Unwichtig | Hat Zeit

Diese Dinge müssen nicht sofort und unbedingt erfüllt werden. Können aber positiv den Spaßfaktor und Zeitvertreib beeinflussen.

Andererseits können es Aufgaben sein, die eigentlich in den Papierkorb gehören. Die sich möglicherweise nach ein paar Wochen von selbst erledigt haben oder man keine weitere Bedeutung schenken muss.

Beispiele:

  • Freizeitbeschäftigungen, Urlaubsrecherchen, Hobbies, ein Yogatag, und Weiteres.
  • Werbebriefe, unscharfe Fotos, Dokumente ohne Weiterverwendung.

Dinge mit Spaßfaktor haben hier ihren Platz, dagegen „Zeitfresser“ wandern sofort in den Papierkorb.

Meine vier Felder für eine Woche sehen beispielsweise wie folgt aus. Links oben bei Nummer 1 sind die wichtigsten Aufgaben. Alle weiteren Felder werden wie in einem „Z“ abgearbeitet.

Stress Reduktion, Vier Feld Methode mit Blatt Papier und Stift

Generell bin ich der Arbeitstyp, der sofort mit dem wichtigsten beginnt. Mir eine genaue Zeit für jede Tätigkeit festzulegen demotiviert mich und benötigt mir zu viel Arbeit. Aber die genannte Methode schafft mir einen schnellen und wirkungsvollen Überblick.

Fazit: Mehr Produktivität erhältst du mit der 4-Flächen-Methode, in dem du schnell, mit wenig Mittel Aufgaben sortierst nach Priorität „Wichtig vor dringlich“.

Wie gehst du vor, wenn dir alles über den Kopf wächst oder Chaos im Kalender herrscht?

 

 

Autorin: Kerstin
Website: Sonnenfernweh

Ich bin naturverliebt, kreativ, bunt-zitronig und lache täglich mindestens einmal. Das trainiert herzhaft die Bauchmuskeln, die Gehirnwindungen und erfreut die Gesundheit des Herzens. Beruflich bin ich leidenschaftlich im Web unterwegs, kommuniziere und kommentiere mal hier und mal da, aber immer mit einem Sinn für Positives, für das Herz und den Verstand. Du willst mehr über mich lesen? Google doch mal Kerstin Paar, dann erscheint schon gleich meine Website, die da lautet Kerstin-Paar.de - freu mich von dir zu lesen, schreib mir doch einfach mal ein paar Zeilen. Bis bald

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.